Caso: Gestionando efectivamente el portafolio de proyectos institucionales

1. El antecedente

Debido a que se mantenían procesos manuales y la información no se encontraba disponible de forma centralizada , nuestro cliente tenía la necesidad de automatizar el proceso de gestión del portafolio de proyectos institucionales lo que le permitiría tener información actualizada, acceso colaborativo, visualización de resultados en dashboards, toma de decisiones oportunas.

2. El reto

El cliente utilizaba gran cantidad de tiempo para la selección y priorización de los proyectos , así como mantenía un control manual a través de un Excel para el registro de avances desvíos y presentación de resultados, lo que ocasionaba un alto consumo de horas en el proceso de revisión, actualización y en general en el proceso de gestión del portafolio de proyectos provocando muchas veces el incumplimiento de objetivos dentro del año fiscal.

3. La solución

- Automatización del proceso de registro de ideas y de iniciativas de proyectos mejorando el esquema colaborativo de toda la organización.
- Automatización del proceso de solicitudes de control de cambios en proyectos implementando un proceso ordenado y efectivo de actualización de alcances.
- Acceso fácil y en línea del avance de los proyectos complementando el trabajo diario de los colaboradores.
- Optimización en la presentación de resultados a través de tableros lo que permite visualización permanente facilitando la toma de decisiones.
- Implementación de una cultura organizacional orientada a la cultura de proyectos incrementando las mejores prácticas de gestión.

4. El resultado

Una solución que permite la automatización del proceso de gestión de portafolio de proyectos y centralización de los datos, lo que beneficia a toda la organización ya que se atienden de forma más rápida y asertiva las solicitudes así como se tiene disponibilidad en cualquier momento de forma actualizada del estado de salud del portafolio lo que permite tomar decisiones acertadas y de forma proactiva.