Caso: Optimizando recursos en una aseguradora

Como una aseguradora mejoro su eficiencia operativa a través de servicios de impresión administrados.

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EL RETO

Convertir el servicio de impresión de la empresa a nivel nacional en un servicio eficiente, controlado y con los niveles de disponibilidad exigidos por el negocio.


EL RESULTADO

La entrega de un servicio de impresión administrado que cumple con sus estándares de seguridad y control, ahorrando tiempo, recursos y dinero en el proceso.


La industria de los seguros mas que cualquier otra cuenta con la particularidad de que sus productos varían ligeramente en el tiempo, razón por la cual su transformación se ve altamente ligada al impacto que la adopción de tecnologías innovadoras pueda tener.

En ese sentido el optimizar continuamente sus procesos y entrega de servicios se convierte en crítico, razón por la cual esta aseguradora con el apoyo de Binaria realizó el análisis de los beneficios de implementar un servicio administrado de impresión que sea capaz de enlazar las nuevas tecnologías digitales con el papel, para imprimir de manera más rentable y segura.

El cliente cuenta con varias agencias, oficinas y sucursales a nivel nacional, en las cuales mantenía una plataforma de impresión con una variedad de marcas y modelos de dispositivos de impresión de la cual no lograba obtener información estadística unificada de consumo, producción y uso.

Debido a esta heterogeneidad en su servicio, se enfrentaban al reto de mantener y gestionar la relación con una amplia lista de proveedores para coordinación de mantenimientos preventivos, correctivos, suministros, etc., que generaba una carga administrativa para el departamento de TI importante solo para mantener disponible su servicio de impresión. Esto evitaba al equipo enfocarse en tareas relacionadas al core de su negocio. Este tipo de administración independiente no les permitía detectar y gestionar costos ocultos existentes en un servicio no administrado.

Luego de la puesta en marcha de una arquitectura adecuada para sus requisitos e inicio del servicio administrado los beneficios no demoraron en llegar.

Hoy en día la aseguradora solo paga por lo que imprime, la administración de su servicio ya no es una carga para el departamento de tecnología, la gestión y consolidación de los informes en cualquier tipo de resumen o formato detallado están disponibles con un clic para todas las copias e impresiones de toda su plataforma por dispositivo, usuario, cuenta, ubicación, fecha y hora y por impacto ambiental.

Reciben un reporte detallado, controlado y con un resumen ejecutivo en el cual se destacan los datos importantes del período en cuanto a comportamiento de impresión, lo que permite tomar acciones proactivas con estadísticas reales. El cliente ganó control y disminución de impresiones a nivel nacional.

Se integró la solución de Servicios Administrados de Impresión que combina hardware, software y servicios, consolidando los modelos de equipos y también la marca. También se incorporaron módulos de seguridad de impresión que hace que los usuarios pueden liberar su trabajo sólo ingresando un PIN de acceso. Se instaló una herramienta que permite monitorear a todos los usuarios, asignándoles los centros de costos adecuados procurando llevar el control de manera ordenada y eficiente.

El cliente pudo liberar a sus recursos de IT de los soportes referentes al servicio de impresión a nivel nacional, Binaria Document es el proveedor no solo de suministros, partes piezas para los equipos de impresión administrados en el contrato, sino que se ha calendarizado las fechas de mantenimiento preventivo, lo que permitió liberar esa carga administrativa a los diferentes departamentos involucrados.