Caso: Administrando servicios de impresión en banca

Apoyando la eficiencia de los servicios bancarios a través de una adecuada gestión de su servicio de impresión.

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EL RETO

Unificar, estandarizar, gestionar y mantener una plataforma de impresión compleja a nivel nacional, sin mecanismos de control y seguridad adecuados para los requerimientos del negocio.


EL RESULTADO

La implementación de un servicio completo y estandarizado de administración de impresión (MPS - Managed Print Service), que garantice el nivel de servicio esperado.


La implementación de un servicio completo y estandarizado de administración de impresión (MPS - Managed Print Service), que garantice el nivel de servicio esperado

Como mejorar la entrega de servicios a nuestros clientes? Es una pregunta que analizada a profundidad esta relacionada con cada una de las áreas de una organización, y ya sea que enfoquemos nuestros esfuerzos en cliente interno o externo, la necesidad de mejorar y gestionar nuestros procesos suele ser un gran punto de partida para responder esta interrogante.

Este enfoque de mejora de procesos y eficiencia en la gestión de sus recursos llevo a una empresa del segmento bancario con alrededor de 100 agencias y ventanillas de servicios a nivel nacional, con cerca de 1300 usuarios activos en su proceso de impresión a analizar la mejor forma de optimizar y gestionar su solución actual de impresión.

La organización mantenía una plataforma con varios modelos de dispositivos de impresión, no contaba con información confiable sobre la producción y comportamiento de sus equipos y el uso de los mismos, tampoco existían controles en la seguridad de impresión y sus usuarios carecían de movilidad al momento de imprimir y liberar sus trabajos en los diferentes multifuncionales instalados en su red. La disponibilidad de servicios era baja, así como la confidencialidad de los documentos impresos y un continuo problema de traspapelado.

Los Servicios Administrados de Impresión, o MPS por sus siglas en inglés, ayudan a las organizaciones a simplificar sus entornos de producción de documentos y gastar menos en impresión, incrementando velocidad, calidad y productividad en el manejo de documento. Permiten administrar y controlar eficientemente el proceso de impresión, con una mejora importante en productividad y confidencialidad de los usuarios.

Hoy en día el cliente cuenta con una plataforma de impresión estandarizada a sus requerimientos. Paga lo que realmente imprime y la administración de su proceso de impresión ya no es una preocupación de IT, cuentan con reportes detallados, controlados y un resumen ejecutivo en el cual se destacan los datos importantes del periodo en cuanto al comportamiento de impresión.

Se integró la solución de Servicios Administrados de Impresión que combina hardware, software y servicios, consolidando los modelos de equipos y también la marca con un aproximado de 250 equipos administrados.

Los usuarios pueden liberar su trabajo sólo ingresando un PIN de acceso, resolviendo así la confidencialidad de la impresión. Se instaló una herramienta que permite monitorear a todos los usuarios, asignándoles los centros de costos adecuados procurando llevar el control de manera ordenada y eficiente.

La herramienta también permite la generación de reportes indicando ¿Quién?, ¿Dónde?, ¿Cuándo? y ¿Cuánto? imprime sus documentos.